La pregunta no es qué se puede automatizar, porque casi todo se puede. La pregunta es qué compensa automatizar primero, y esa respuesta depende de dos variables que cualquiera puede estimar en una tarde.
1. Cuánto tiempo se va cada mes
Coge las tareas que se repiten y multiplica: minutos por vez, veces por semana, personas implicadas. La cifra suele sorprender. Un proceso de quince minutos que se hace tres veces al día son más de dieciséis horas al mes.
2. Cuánto cuesta automatizarlo
El esfuerzo depende de si las herramientas implicadas tienen API, de cuántas excepciones hay y de cuántas decisiones necesitan criterio humano. Un proceso con veinte casos especiales no es un buen primer candidato aunque consuma mucho tiempo.
Empieza por el cuadrante alto-fácil
- Mucho tiempo consumido y pocas excepciones: automatízalo ya.
- Mucho tiempo y muchas excepciones: simplifica el proceso antes de tocar nada.
- Poco tiempo y fácil: buen segundo plato, sobre todo si reduce errores.
- Poco tiempo y difícil: déjalo como está.
Lo que casi nunca conviene automatizar
Las decisiones que dependen de contexto que no está escrito en ninguna parte, los procesos que van a cambiar el mes que viene y todo aquello que solo se hace dos veces al año. Ahí el trabajo de mantenimiento supera al ahorro.