Facturación y conciliación en piloto automático

El reto

El cierre mensual se comía varios días entre descargar facturas del correo, teclearlas en el sistema contable y cuadrar cobros uno por uno.

Cómo se hacía antes

Las facturas llegaban por correo y por un portal de proveedores; se imprimían o guardaban en carpetas, se tecleaban en el programa contable y, a fin de mes, alguien cuadraba los cobros contra el extracto del banco línea a línea.

Qué construimos

• Las facturas se recogen del correo y del portal de proveedores en cuanto llegan.
• Un modelo extrae los campos clave y los valida contra el pedido correspondiente.
• El alta contable se hace sola y los cobros se concilian contra los movimientos del banco.
• Solo llega aviso a una persona cuando hay una diferencia o falta un documento.

Supervisión humana

Las facturas cuyo importe no cuadra con el pedido, superan un umbral o vienen de un proveedor nuevo se retienen para revisión humana antes del alta. Nada se paga automáticamente.

Qué se lleva el cliente

• Extracción y validación automática
• Conciliación diaria
• Registro auditable de cada operación

Resultado esperado

Las métricas concretas —horas recuperadas, errores evitados, tiempo de respuesta— se acuerdan al inicio de cada proyecto y se miden después. Este escenario es ilustrativo: no publicamos cifras que no podamos respaldar.

Límites

• No ejecuta pagos: prepara y registra; pagar sigue siendo una decisión humana.
• La extracción depende de la calidad de los documentos; los ilegibles van a una persona.
• El cierre contable formal lo firma quien corresponde, con el registro auditable delante.